Zi de zi, vă confruntaţi cu noi provocări, cu situaţii care necesită soluţionare rapidă şi corectă. Pentru toate acestea, aveţi nevoie să regăsiţi informaţiile cheie într-un timp cât mai scurt. Deşi aceste informaţii se află de cele mai multe ori chiar lângă dumneavoastră, modul lor de organizare vă împiedică să le identificaţi atât de repede pe cât v-aţi dori.

DocuMentor, specialistul în management de documente şi arhivare electronică, vă propune un nou sistem de organizare, centralizare procesare şi regăsire a documentelor firmei dumneavoastră, în condiţii de securitate şi acces controlat. Astfel, întrebările dumneavoastră zilnice îşi vor găsi răspunsul rapid şi în mod eficient. Puteţi lăsa acum multitudinea de documente în seama DocuMentor şi vă puteţi concentra pe activităţile principale ale firmei dumneavoastră.

DocuMentor reprezintă soluţia informatică pentru arhivarea electronică, managementul şi accesarea securizată a documentelor dintr-o companie.

Soluţiile de arhivare electronică sunt din ce în ce mai mult utilizate de către marile companii şi instituţii publice pentru a proteja documentele originale contra degradării fizice. Sunt dese situaţiile în care este nevoie de conţinutul unui document şi nu de documentul fizic însuşi. În aceste condiţii, posibilitatea de a consulta copia electronică a documentului este soluţia ideală pentru prelungirea duratei de viaţă a documentelor originale.

 Organizare
Clasicele fişete de dosare prăfuite sunt înlocuite acum de fişete virtuale, care pot stoca toate documentele companiei: documente originale scanate, documente în orice format electronic sau chiar e-mailuri şi ataşamente.

 Accesibilitate
Documentele sunt accesibile 24 de ore din 24 tuturor persoanelor autorizate, din orice colţ de lume s-ar afla. Acelaşi document poate fi consultat de doi sau mai mulţi utilizatori în acelaşi timp, din locaţii diferite, fără să se aştepte reciproc şi fără a fi nevoie de intermediari.

 Securitate
Fişetele virtuale sunt protejate contra accesului neautorizat, astfel încat angajaţii unei companii vor putea consulta doar documentele pentru care li s-a acordat acest drept. Accesul la documente este monitorizat în permanenţă, conducerea companiei putând afla oricand ce documente au fost consultate, când şi de catre cine.

 Etichete virtuale
Organizarea mai bună a documentelor unei companii se poate realiza acum prin atribuirea de etichete informative pentru fiecare document. Astfel, la încărcarea unui nou contract în fişetul corespondent, utilizatorul va trebui să completeze aceste etichete virtuale cu informaţii precum numele firmei cu care a fost încheiat contractul, data la care a fost semnat, data la care expiră şi alte cuvinte cheie reprezentative pentru acel contract. Odată completate etichetele, acestea vor facilita regăsirea ulterioară a documentelor de către toţi utilizatorii sistemului.

 Rapiditate în accesare
DocuMentor are încorporat un motor de căutare care permite regăsirea rapidă a documentelor, pe baza mai multor criterii: etichetele unui document, textul conţinut în documente, tipul documentelor sau starea în care se află documentele.

 Uşurinţa în utilizare
DocuMentor dispune de o interfaţă prietenoasă şi uşor de folosit, la îndemana unei game variate de utilizatori, cu nivele diferite de pregătire. Pentru simplificarea procesului de arhivare, DocuMentor se integrează cu scannere în vederea scanării şi arhivării documentelor dintr-un singur click.

 Stări pentru documente
DocuMentor poate memora pentru fiecare document în parte starea în care acesta se află şi permite regăsirea tuturor documentelor cărora le-a fost atribuită anterior o anumită stare (de exemplu se pot găsi imediat toate documentele care sunt în starea “Aşteaptă aprobare”).